organização
Requisitos básicos para gerenciar compromissos
Se está na sua mente, sua mente não está limpa.
— David Allen, Getting Things Done
Gerenciar bem os compromissos depende de três coisas. Nenhuma funciona sozinha: falhando uma, a mente reassume o trabalho que você tentou tirar dela.
Capturar
Qualquer coisa que você considere inacabada precisa ser capturada num sistema confiável fora da sua mente — a ferramenta de coleta —, à qual você saiba que vai voltar regularmente para organizar e processar.
A palavra que sustenta a frase é confiável. Se você não acredita que vai voltar àquela lista, a mente não solta o assunto, e a captura não serviu para nada.
Esclarecer
Você precisa definir exatamente qual é o compromisso, e decidir o que tem de fazer — se é que há algo a fazer — para avançar em direção ao seu cumprimento.
Organizar e revisar
Decididas as ações, você mantém os lembretes delas organizados num sistema que você revisa com regularidade. A revisão é o que mantém o sistema confiável, fechando o ciclo de volta na primeira condição.
Como isso se parece na prática
No café da manhã você repara que o leite está acabando e lembra que precisa marcar consulta no dentista. Em vez de tentar guardar as duas coisas na memória — o que consome energia o dia inteiro —, anota na hora: “comprar leite” e “dentista”. A mente volta para o café.
No fim do dia, esvaziando as anotações, você encontra a palavra “dentista”. Solta, ela não diz o que fazer. Esclarecendo: o compromisso é fazer o check-up anual, e a próxima ação física e executável é ligar para a clínica na terça de manhã para agendar avaliação.
São 20h e a clínica está fechada. Você não pode agir agora, então organiza: a ação vai para a lista do dia seguinte, ou para uma lista de contexto como “@telefone”. E confia que, ao revisar de manhã, o lembrete vai estar lá no momento em que dá para agir sobre ele.
A confiança do último passo é o que autoriza o primeiro. Sem ela, a mente continua sendo o sistema — e ela é péssima nesse papel, porque lembra das coisas na hora errada.
A nota sobre cortisol matinal chega ao mesmo lugar pela biologia: anotar as tarefas do dia seguinte na noite anterior acalma a mente e evita que pensamento recorrente atrapalhe o descanso. É a mesma captura, medida em qualidade de sono.
Fonte: ALLEN, David. Getting Things Done: a arte de fazer acontecer.